GEZOND ONDERNEMEN

De fietsregeling uitgelegd

De fietsregeling uitgelegd

In tijden van toenemende zorgen over het gebrek aan beweging en stijgende brandstofprijzen, neemt de belangstelling voor fietsen verder toe. Als werkgever kunt u een mooie rol spelen met behulp van een fietsplan. Wat is er mogelijk?

Allereerst: u kunt een fiets vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De fiscale behandeling hiervan verschilt nogal, dus dat onderscheid is van belang. Daarnaast is er nog de mogelijkheid van een renteloze lening.

Verder zal uw werknemer belasting moeten betalen over de fiets of over het voordeel van het privé-gebruik. Dat geldt ook als hij of zij de fiets helemaal niet privé gebruikt.

Tenslotte zijn er diverse mogelijkheden om een fiets te kopen of te leasen, om de kosten voor u onder controle te houden.

Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen

Vergoeden

De werknemer koopt zelf een fiets en u geeft hem hiervoor een vergoeding. Deze vergoeding wordt gezien als loon, waarover de werknemer belasting moet betalen.

Verstrekken

In dit geval koopt u de fiets, en die geeft u aan de werknemer. De werknemer wordt daarbij zelf eigenaar van de fiets. De waarde van de fiets is loon.

Belastingtechnisch

Bij vergoeden en verstrekken is de fiets een vorm van loon, waarover de werknemer belasting moet betalen.

U kunt dit aanwijzen als eindheffingsloon. Dan komt het bedrag ten laste van de vrije ruimte, waarover hieronder meer wordt uitgelegd.

U kunt er ook voor kiezen om de cafetariaregeling toe te passen. Daarbij levert de werknemer zelf brutoloon in en krijgt daar een fiets voor terug. De waarde van de fiets kan worden aangewezen als eindheffingsloon. Het voordeel van de werknemer is dat hij dan geen loonbelasting hoeft te betalen over dit bedrag, wat bij normaal loon natuurlijk wel moet. Vaak wordt hier vakantiegeld of eindejaarsuitkering voor ingezet. Door het toepassen van de cafetariaregeling wordt het brutoloon van de werknemer lager. Dat kan gevolgen hebben voor het recht op toeslagen, maar ook op een later recht op een uitkering uit de WW, Ziektewet etc. Het is verstandig om de werknemer hier vooraf op te wijzen.

Wat betekent dan ‘aanwijzen als eindheffingsloon’?

U kiest ervoor om de fiets aan te wijzen als eindheffingsloon. Daarmee komt het bedrag van de fiets allereerst ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Als de vrije ruimte overschreden wordt, betaalt u als werkgever 80% loonbelasting over de overschrijding.

Let op: de vrije ruimte in de werkkostenregeling is erg beperkt (2026: 2% van de loonsom en bij een loonsom hoger dan € 400.000 1,18%). Deze ruimte is snel vol. Als u meerdere fietsen in een jaar verstrekt, of u heeft naast een fiets ook nog een personeelsuitje en wat kerstpakketten, kunt u gemakkelijk de vrije ruimte overschrijden. Deze overschrijding kost u als werkgever maar liefst 80% extra belasting in de vorm van een eindheffing. Dat betaalt niet de werknemer, maar de werkgever. Bedenk dus vooraf goed wat er allemaal nog meer via de vrije ruimte wordt geregeld en of er voldoende ruimte is om een of meerdere fietsen te vergoeden of verstrekken.

Omdat de werknemer zelf eigenaar wordt van de fiets, hoeft er geen jaarlijkse bijtelling voor privé-gebruik te worden toegepast.

U mag nog steeds een belastingvrije reiskostenvergoeding geven voor woonwerkverkeer en andere zakelijke ritten.

Ter beschikking stellen

Een belangrijk verschil tussen enerzijds ter beschikking stellen en anderzijds vergoeden en verstrekken is dat u bij het ter beschikking stellen zelf de eigenaar wordt en blijft van de fiets. Deze wordt alleen ter beschikking gesteld aan de werknemer. Hij mag de fiets vervolgens wel ook privé gebruiken. Als werkgever koopt of leaset u de fiets en draagt u de kosten van onderhoud en eventuele aanvullende voorzieningen.

De kosten van de fiets komen dus volledig voor rekening van de werkgever.

De werknemer moet wel belasting betalen over het privégebruik van de fiets.

Als de werknemer ontslag neemt of het contract wordt niet verlengd, moet hij de fiets weer bij u inleveren.

U mag de werknemer vragen om een bijdrage in de kosten. Deze bijdrage komt in mindering op de bijtelling voor het privégebruik van de fiets.

Belastingtechnische zaken

De werknemer krijgt een fiets ter beschikking, en hoeft hier niets voor te betalen. Wel moet hij belasting betalen over het privé-gebruik van de fiets. Voor het privégebruik wordt jaarlijks 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets als belast loon aangemerkt. Hierover betaalt de werknemer dan belasting. In de praktijk is dat hooguit een paar euro per maand.

U kunt afspreken dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt. Dit betaalt de werknemer vanuit het nettoloon. Het bedrag komt wel in mindering op de bijtelling voor privé-gebruik, hoewel de bijtelling nooit negatief kan worden.

U kunt zelfs de bijtelling voor het privé-gebruik aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR, zodat de werknemer de belasting niet hoeft te betalen.

Als werkgever bent u eigenaar van de fiets. Als u hem leaset, bent u degene die verantwoordelijk is voor de leasetermijnen. De afschrijving, verzekering en onderhoudskosten of leasekosten zijn voor u aftrekbaar. Als u BTW-ondernemer bent, kunt u ook de BTW tot een aanschafprijs van € 749 terugvragen. Voor huisartspraktijken is dat meestal niet of slechts heel beperkt mogelijk.

Voor de dagen waarop de werknemer met de ter beschikking gestelde fiets reist, mag niet daarnaast ook een onbelaste kilometervergoeding voor hetzelfde woon-werkverkeer worden verstrekt.

U mag wel een onbelaste reiskostenvergoeding in de vrije ruimte geven.

Voor een ebike kunt u de oplaadkosten thuis belastingvrij vergoeden als intermediaire kosten.

Renteloze lening

In deze variant geeft u de werknemer een lening om zelf een fiets aan te kunnen schaffen. Normaal moet over een lening rente berekend worden, maar in dit geval mag het om een renteloze lening gaan. De werknemer kan de lening aflossen vanuit de belastingvrije reiskostenvergoeding die hij ontvangt. Let op dat dit niet in alle gevallen werkbaar is. Als de reiskostenvergoeding heel laag is, duurt het heel lang voor de lening is afgelost. Dan kan het nodig zijn om behalve het inhouden van de reiskostenvergoeding ook nog een extra bedrag per maand in te houden. Ook moeten er vooraf afspraken gemaakt worden over aflossing van het resterende bedrag, als de werknemer uit dienst gaat voordat de lening is afgelost.

De werkgever moet hierbij wel in 1x investeren in een groot bedrag, maar krijgt dit dus uiteindelijk weer terug in de vorm van aflossingen. De werknemer heeft als voordeel dat hij direct de beschikking krijgt over een nieuwe fiets, zonder dat hij daar in 1x een groot bedrag uit eigen spaargeld voor hoeft te gebruiken.

Belastingtechnisch

Het rentevoordeel voor de werknemer wordt op nihil gewaardeerd en dit kost dus geen belasting.

Kopen of leasen

Een fiets was altijd een voorwerp dat gewoon gekocht werd. Tegenwoordig gaat het vaker om e-bikes, die een heel stuk duurder zijn dan de gemiddelde gewone stadsfiets. Dat betekent dat u als werkgever voor een forse investering kunt komen te staan, zeker als meerdere werknemers van de fietsregeling gebruik willen maken.

Het is ook mogelijk om een fiets te leasen. Er zijn diverse bedrijven die dit aanbieden. Voordeel is dat u niet in 1x een grote investering hoeft te doen, maar de kosten maandelijks kunt spreiden. Vaak zijn de totale kosten over de hele looptijd van de regeling wel wat hoger dan bij een eenmalige investering.

En nu de praktijk

We gaan ervan uit dat u met behulp van bovenstaande informatie de keuze kunt maken of u aan uw werknemers een fietsregeling wilt aanbieden en in welke vorm u dat wilt gieten.

De opties in het kort

Als een werknemer een fiets wil dan kunt u:

• Fiets vergoeden
• Fiets verstrekken
• Fiets ter beschikking stellen
• Renteloze lening verstrekken

Ik wil meebetalen aan de fiets, bij wijze van secundaire arbeidsvoorwaarde

Wilt u als werkgever (een deel van) de kosten voor uw rekening nemen, dan zijn verstrekken of (gedeeltelijk) vergoeden vaak de eenvoudigste oplossingen. Wilt u de fiets eigendom van uw praktijk laten blijven of gebruikmaken van een leaseconstructie, dan kan terbeschikkingstelling aantrekkelijker zijn.

Ik wil de kosten van de fiets voor mijzelf zoveel mogelijk beperken

Wilt u de kosten voor uw praktijk zoveel mogelijk beperken, dan is een renteloze lening vaak de meest voorspelbare oplossing. Een cafetariaregeling kan eveneens interessant zijn, maar de gevolgen voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling moeten vooraf zorgvuldig worden beoordeeld. Dat kan betekenen dat bijvoorbeeld maar 1 werknemer per jaar hiervan gebruik kan maken.

Een schematisch overzicht van de opties:

Doel werkgever	Meest logische oplossing
Werkgever betaalt fiets volledig	Verstrekken
Werkgever betaalt een bijdrage aan de fiets	Vergoeden (evt. gedeeltelijk)
Werkgever wil fiets in eigen beheer houden	Ter beschikking stellen (evt. via lease)
Werkgever wil minimale kosten	Renteloze lening
Werknemer betaalt fiets grotendeels zelf	Cafetariaregeling, let op vrije ruimte
Structureel fietsbeleid voor meerdere werknemers	Leasefiets

Reglement

Als u besluit om een fietsregeling in te voeren, dan raden wij u aan om een kort reglement op te stellen, zodat ook voor de toekomst duidelijk is hoe dit in uw bedrijf of praktijk aangepakt wordt. In het reglement komt bijvoorbeeld te staan:

• Wie de eigenaar van de fiets wordt
• Of er een eigen bijdrage geldt
• Of de cafetariaregeling kan worden toegepast
• Wie schade of onderhoud aan de fiets moet betalen
• Hoe lang de periode van ter beschikkingstelling duurt. Bij een lease-variant kan dit gekoppeld worden aan de leasetermijn.
• Wat er met de fiets gebeurt als de werknemer uit dienst gaat

Salarisadministratie

Verder is het noodzakelijk dat u de fietsregeling vooraf afstemt met de afdeling salarisadministratie, zodat de impact op de vrije ruimte in de werkkostenregeling juist kan worden berekend, reiskostenvergoedingen op de juiste manier kunnen worden verwerkt en de bijtelling voor privé-gebruik op de stroken verwerkt kan worden.