GEZOND ONDERNEMEN

De fietsregeling uitgelegd

De fietsregeling uitgelegd

In tijden van toenemende zorgen over het gebrek aan beweging en stijgende prijzen, neemt de belangstelling voor fietsen steeds meer toe. Als werkgever kunt u een mooie rol spelen met behulp van een fietsplan. Wat is er mogelijk?

Allereerst: u kunt een fiets vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De fiscale behandeling hiervan verschilt nogal, dus dat onderscheid is van belang. Daarnaast is er nog de mogelijkheid van een renteloze lening.

Verder zal uw werknemer belasting moeten betalen over de fiets of over het voordeel van het privé-gebruik. Dat geldt ook als hij of zij de fiets helemaal niet privé gebruikt.

Tenslotte zijn er diverse mogelijkheden om een fiets te kopen of te leasen, om de kosten voor u onder controle te houden.

Vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen

Vergoeden

De werknemer wordt eigenaar van de fiets en u geeft hem hiervoor een vergoeding. Deze vergoeding wordt gezien als loon, waarover de werknemer belasting moet betalen. Het is eventueel mogelijk om deze vergoeding in de vrije ruimte van de WKR op te nemen, zodat er geen loonbelasting over betaald hoeft te worden. Als de vrije ruimte overschreden wordt, kost u dat als werkgever wel 80% eindheffing.

Verstrekken

In dit geval koopt u de fiets, en de werknemer wordt eigenaar. Verder werkt dit hetzelfde als bij vergoeden.

Fiscale behandeling

Bij vergoeden en verstrekken is de fiets een vorm van loon, waarover de werknemer belasting moet betalen. Eventueel kan de cafetaria-regeling worden toegepast. De werknemer levert dan bijvoorbeeld vakantiegeld, vakantiedagen of eindejaarsuitkering in en krijgt daar belastingvrij een fiets in de vrije ruimte van de werkkostenregeling voor terug. Dat scheelt de werknemer ca 37,1% belasting over het bedrag dat wordt ingeleverd. Hierdoor is het loon van de werknemer tijdelijk lager. Dat kan gevolgen hebben voor pensioenopbouw en toekomstige uitkering (van bijvoorbeeld de Ziektewet en Werkeloosheidswet).

Let op: de vrije ruimte in de werkkostenregeling is maar 1,92% van de loonsom in 2024 (bij een loonsom hoger dan € 400.000 is dit 1,18%). Deze ruimte is snel vol. Als u meerdere fietsen in een jaar verstrekt, of u heeft naast een fiets ook nog een personeelsuitje en wat kerstpakketten, kunt u makkelijke de vrije ruimte overschrijden. Deze overschrijding kost u als werkgever maar liefst 80% extra belasting in de vorm van een eindheffing. Dat betaalt niet de werknemer, maar de werkgever. Bedenk dus vooraf goed wat er allemaal nog meer via de vrije ruimte wordt geregeld en of er voldoende ruimte is om een of meerdere fietsen te vergoeden of verstrekken.

Omdat de werknemer zelf eigenaar wordt van de fiets, hoeft er geen jaarlijkse bijtelling voor privé-gebruik te worden toegepast.

Ter beschikking stellen

Een belangrijk verschil tussen enerzijds ter beschikking stellen en anderzijds vergoeden en verstrekken is dat u bij ter beschikking stellen zelf de eigenaar wordt en blijft van de fiets. Deze wordt alleen ter beschikking gesteld aan de werknemer. Hij mag de fiets vervolgens wel ook privé gebruiken. U als werkgever moet dus de fiets kopen of leasen en het onderhoud en dergelijke betalen. De kosten van de fiets komen dus volledig voor rekening van de werkgever.

De werknemer moet wel belasting betalen over het privégebruik van de fiets.

Als de werknemer ontslag neemt of het contract wordt niet verlengd, moet hij de fiets weer bij u inleveren.

U mag de werknemer vragen om een bijdrage in de kosten. Dit wordt dan weer afgetrokken van de bijtelling in verband met het voordeel van het privé-gebruik van de fiets.

Fiscale behandeling

De werknemer krijgt een fiets ter beschikking, en hoeft hier niets voor te betalen. Wel moet hij belasting betalen over het privé-gebruik van de fiets. Sinds 2020 moet er 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets bij het loon worden opgeteld. Hierover betaalt de werknemer dan belasting. In de praktijk is dat hooguit een paar euro per maand.

U kunt zelfs de bijtelling voor het privé-gebruik aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR, zodat de werknemer de belasting niet hoeft te betalen.

Als werkgever bent u eigenaar van de fiets. De afschrijving, verzekering en onderhoudskosten zijn voor u aftrekbaar. Als u BTW-ondernemer bent, kunt u ook de BTW tot een aanschafprijs van € 749 terugvragen. Voor huisartspraktijken is dat meestal niet of slechts heel beperkt mogelijk.

Omdat de werknemer bij het ter beschikking stellen van een fiets geen reiskosten meer heeft, dient de reiskostenvergoeding te worden stopgezet. Als de werknemer afwisselend met bijvoorbeeld de auto naar het werk komt, kunt u voor die dagen wel een reiskostenvergoeding uitbetalen.

Voor een ebike kunt u de oplaadkosten thuis belastingvrij vergoeden als intermediaire kosten.

Renteloze lening

In deze variant geeft u de werknemer een lening om zelf een fiets aan te kunnen schaffen. Normaal moet over een lening rente berekend worden, maar in dit geval mag het om een renteloze lening gaan. De werknemer kan de lening aflossen vanuit de belastingvrije reiskostenvergoeding die hij ontvangt. De werkgever moet hierbij wel in 1x investeren in een groot bedrag, maar krijgt dit dus uiteindelijk weer terug in de vorm van aflossingen.

Fiscale behandeling

De reiskostenvergoeding zelf is gericht vrijgesteld en gaat niet ten koste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Het rentevoordeel voor de werknemer wordt op nihil gewaardeerd en dit kost dus ook geen belasting.

Kopen of leasen

Een fiets was altijd een voorwerp dat gewoon gekocht werd. Tegenwoordig gaat het vaker om e-bikes, die een heel stuk duurder zijn dan de gemiddelde gewone stadsfiets. Dat betekent dat u als werkgever voor een forse investering kan komen te staan, zeker als meerdere werknemers van de fietsregeling gebruik willen maken.

Het is ook mogelijk om een fiets te leasen. Er zijn diverse bedrijven die dit aanbieden. Voordeel is dat u niet in 1x een grote investering hoeft te doen, maar de kosten maandelijks kunt spreiden. Vaak zijn de totale kosten over de hele looptijd van de regeling wel wat hoger dan bij een eenmalige investering.

En nu de praktijk

We gaan ervan uit dat u met behulp van bovenstaande informatie de keuze kunt maken of u aan uw werknemers een fietsregeling wilt aanbieden en in welke vorm u dat wilt gieten.

Reglement

Als u besluit om een fietsregeling in te voeren, dan raden wij u aan om een kort reglement op te stellen, zodat ook voor de toekomst duidelijk is hoe dit in uw bedrijf of praktijk aangepakt wordt. In het reglement komt bijvoorbeeld te staan:

• Wie de eigenaar van de fiets wordt
• Of er een eigen bijdrage geldt
• Of de cafetariaregeling kan worden toegepast
• Wie schade of onderhoud aan de fiets moet betalen
• Hoelang de periode van ter beschikkingstelling duurt. Bij een lease-variant kan dit gekoppeld worden aan de leasetermijn.
• Wat er met de fiets gebeurt als de werknemer uit dienst gaat

Salarisadministratie

Verder is het noodzakelijk dat u de fietsregeling vooraf afstemt met de afdeling salarisadministratie, zodat de impact op de vrije ruimte in de werkkostenregeling juist kan worden berekend, reiskostenvergoedingen op de juiste manier kunnen worden verwerkt en de bijtelling voor privégebruik op de loonstroken verwerkt kan worden.